När jag skriver detta är det en tidig söndageftermiddag. Förr brukade det betyda att jag hittills under dagen kollat mailen flera gånger så här dags. Varje gång jag gått förbi datorn skulle jag ha tryckt på “hämta”, och fått en liten dopamindusch i hjärnan om det plingade till. Trots att det inte är en arbetsdag. Bara för att det är en vana.

På jobbdagar brukade mail-kollar-frekvensen vara ännu högre. Så snart en uppgift var avklarad, eller ett samtal avslutat, tryckte jag på “hämta nya mail”. Ofta fanns det då något nytt i mail i inboxen, med en ny uppgift att utföra. Och när den uppgiften var klar kom ett nytt mail, och så rullade det på.

Man lurar sig lätt att tro att man _måste_ kolla mailen hela tiden. Tänk om det kommer något jätteviktigt mail? Något akut som måste göras _nu_? Tänk om jag missar något?

Jag predikar ofta om Tim Feriss bok “4 timmars arbetsvecka” som påverkade mig mycket när jag läste den för några år sedan. Författaren berättar om hur han med olika tekniker maximerat sin effektivitet och därmed minskat sin arbetstid. Bokens titel antyder hur långt han gick. En av nycklarna var att inte kolla mailen hela tiden. Först minskade han det till ett par gånger om dagen, sedan till en gång om dagen och till sist till att kolla mailen en gång i veckan (under tiden hade hans assistenter koll på inboxen, och hade rutiner för hur mailen skulle hanteras).

För något år sedan, under sommaren, försökte jag praktisera Feriss metod, men utan att lyckas. Det kanske funkar för vissa, men för mig blev det för jobbigt att låta mailen stå oläst så länge. Ganska snart gick jag tillbaka till att vara slav under “hämta nya mail”-knappen. Istället för en gång i veckan, hundra gånger om dagen.

Men till slut, för någon månad sedan lyssnade jag på en podcast (länkar nedan) som utförligt berättade om tekniken att kolla mailen tre gånger om dagen. Det kändes betydligt rimligare. En gång på morgonen, en gång vid lunch, en gång strax innan arbetsdagens slut. Och i podcasten förklarades varför (högre effektivitet, mindre stress), och hur man ska göra för att gå igenom alla nya mail direkt:

• Delete: just get rid of it (or archive it)
• Delegate: get someone else to deal with it
• Respond: if it takes just a few minutes, do it right now
• Defer: put it on a todo list, archive it, and deal with it later
• Do: handle whatever the email actually needs you to do

(saxat från: http://jeremy.zawodny.com/blog/archives/009311.html)

Den här gången funkade det för mig. Tre gånger om dagen betyder att det aldrig går mer än 4 timmar mellan varje email-koll. Det är sällan, eller aldrig, ett mail är så akut att det inte kan vänta 4 timmar. (Om det är akut så får man med största säkerhet ett telefonsamtal som komplement till mailet.) Det som jag också snabbt upptäckte var hur snabbt det går att kolla mailen, trots att man gör det mer sällan. Delete/delegate/respond/defer/do-regeln funkar. Jag lägger sällan mer än 15 minuter för varje mailkoll, vilket betyder sammanlagt 45 minuter om dagen. Över 7 timmar mailfri arbetsdag återstår då. Och det är under den tiden man får saker gjort.

—
Podcasten som jag refererar till ovan:
http://www.manager-tools.com/2013/03/email-three-times-a-day-part-1
http://www.manager-tools.com/2013/03/email-three-times-a-day-part-2